Selasa, 26 Juni 2018

Bagaimana Memberikan Tanggapan untuk Menjawab Temuan BPK?

Menyusun Tanggapan atau Jawaban atas Temuan BPK
Apakah Anda seorang kepala daerah, sekretaris daerah, kepala dinas, kepala intansi pemerintah lainnya, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), atau Bendahara yang sedang menerima surat cinta dari Tim Pemeriksa BPK? Bingung bagaimana cara jawabnya? Saya pikir Anda tidak sendirian.

Konsep temuan untuk ditanggapi umumnya diberikan oleh Tim Pemeriksa BPK pada minggu terakhir periode kegiatan pemeriksaan. Konsep temuan tersebut dapat diberikan kepada personel yang terkait langsung dengan permasalahan (misal: bendaharawan atau PPK), kepada kepala satuan kerja yang menjadi lokasi permasalahan, atau dapat juga melalui aparat pemeriksa internal entitas yang diperiksa untuk mengkoordinasikan tanggapan-tanggapan kepada pihak-pihak yang mengerti permasalahan.

Penyerahan konsep temuan untuk ditanggapi pihak yang diperiksa merupakan prosedur standar yang dilakukan Tim Pemeriksa BPK. Setiap temuan dan tanggapan yang diterima akan dikumpul dan dijilid menjadi satu buku Temuan Pemeriksaan (TP) bersampul kertas manila warna orange dan diserahkan kepada pucuk pimpinan entitas pada saat exit briefing atau exit meeting atau taklimat akhir (ketiga istilah merujuk pada kejadian yang sama). Buku TP tersebut masih sebagai produk Tim Pemeriksa, belum merupakan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) BPK yang merupakan produk resmi institusi Badan Pemeriksa Keuangan. Proses dari TP ke LHP akan melalui pengecekan (istilah canggihnya: quality control dan quality assurance) secara berjenjang dari level Ketua Tim, Pengendali Teknis, hingga Penanggung Jawab. Beberapa LHP dengan pertimbangan tertentu, sebelum resmi diterbitkan harus melalui reviu pejabat Auditor Utama (pejabat eselon I) atau bahkan ada yang hingga ke Anggota BPK.

Mengapa Saya menyebut sebagai "konsep temuan", bukan "temuan"? Hal tersebut karena konsep temuan yang diberikan tersebut masih memiliki kemungkinan mengalami perubahan sebelum dijilid dalam buku TP, baik disebabkan oleh adanya informasi baru yang belum dipertimbangkan Pemeriksa saat menulis temuannya maupun karena tanggapan atau jawaban yang diberikan terhadap konsep temuan tersebut. Perubahan dapat saja berupa revisi, penyesuaian kalimat-kalimat atau angka dalam temuan, atau bahkan konsep temuan tersebut di-drop atau dibatalkan sendiri oleh Ketua Tim. Dengan alasan tersebut, sangat disarankan peredaran konsep temuan dibatasi. Bahkan jika perlu, tidak usah di-photo copy. Kemungkinan akan terjadi kesalahpahaman apabila copy konsep temuan yang informasinya belum sempurna sampai ke pihak yang tidak mengerti permasalahan.

Bagaimana langkah-langkah dalam membuat tanggapan atas konsep temuan BPK?
Sebagaimana diketahui, penulisan temuan pemeriksaan disusun dengan urutan: Kondisi, Kriteria, Akibat, dan Sebab. Kondisi menguraikan kronologis mulai pemeriksaan hingga permasalahan yang ditemukan, Kriteria menunjukkan aturan perundang-undangan yang dilanggar, Akibat menguraikan efek negatif yang terjadi dari permasalahan, dan Sebab biasanya menunjuk siapa atau pejabat mana yang membuat permasalahan bisa terjadi.

Langkah-langkah berikut ini mungkin dapat memudahkan Anda untuk mengonsep tanggapan atas temuan BPK:
  1. Baca pelan-pelan dan pahami substansi permasalahan yang diangkat dalam temuan. Apabila menemukan kalimat penting namun sulit dipahami, segera datang dan berkomunikasi ke Tim Pemeriksa untuk meminta penjelasan. Apabila menurut Anda permasalahan yag diungkap di Kondisi bukan suatu masalah, coba baca kembali Kriteria.
  2. Putuskan, apakah Anda menerima seluruh kondisi yang diuraikan dalam konsep temuan ataukah ada substansi temuan yang menurut Anda belum tepat dan perlu dikoreksi oleh Tim BPK. Apabila Anda menilai seluruh uraian yang ditulis Tim Pemeriksa dalam temuan sudah tepat, silahkan langsung ke langkah di poin 5.
  3. Inventaris poin-poin permasalahan utama yang menurut Anda tidak tepat dan perlu untuk diberikan tanggapan karena Anda tidak menyetujuinya. Jika permasalahan yang diungkap memang benar adanya, tidak perlu uraian tanggapan yang panjang-panjang, bisa langsung loncat ke poin nomor 5. Kesalahan-kesalahan yang tidak menyentuh substansi masalah juga dapat dikesampingkan dahulu, untuk disampaikan saja secara lisan saja kepada Tim Pemeriksa untuk dikoreksi. Kesalahan tidak substansial misalnya, kesalahan mengutip angka anggaran-realisasi, kesalahan dalam menjabarkan proses bisnis di bagian awal Kondisi, kesalahan mengutip nama jabatan, dan lain-lain kesalahan yang jikapun kalimat yang mengandung kesalahan tersebut dihapus, misalnya, permasalahan yang diungkap masih cukup relevan.
  4. Konsepkan tanggapan untuk setiap item permasalahan yang telah diidentifikasi pada langkah di poin 3 tadi. Dengan demikian, tanggapan yang dibuat sesuai dengan permasalahannya, tidak ngelantur kemana-mana.
  5. Sambungan khusus dari poin 2, jika sudah oke dengan tulisan di temuan, cukup ditanggapi dengan dua kalimat berikut: Kami sependapat dengan permasalahan yang disampaikan oleh BPK mengenai ......... Kami akan segera memperbaiki dengan ........ dan di masa yang akan datang akan melakukan ......... sehingga permasalahan tersebut tidak terjadi lagi.
Sebenarnya tidak ada standar yang baku, bagaimana harus menjawab temuan BPK. Saya sendiri sebagai Tim Pemeriksa, menerima apapun bentuk tanggapan yang ditulis dan diserahkan oleh auditee, baik yang singkat maupun yang beberapa halaman sampai melebihi tulisan temuannya sendiri, yang menerima maupun menolak substansi temuan, atau bahkan yang nyambung atau tidak nyambung dengan substansi temuan. Bagaimana cara auditee dalam menjawab temuan, sepenuhnya merupakan hak auditee. Namun demikian, Saya juga memberikan masukan bagaimana cara yang baik menjawab temuan, sehingga tanggapan yang dibuat menjadi ringkas, tepat sasaran, dan tidak menunjukkan adanya permasalahan yang lain, dengan uraian sebagai berikut:

Ringkas
Memberikan jawaban yang panjang dengan kalimat bertele-tele tidak bermanfaat. Jawaban auditee toh nantinya akan diringkas BPK dalam proses pembuatan LHP. Proses meringkas ini malah ada kemungkinan menghilangkan substansi tanggapan yang mau Anda sampaikan. Untuk membantu ke-ringkas-an, bisa menggunakan dua kerangka utama berikut:
  1. Sependapat atau tidak sependapat dengan permasalahan yang disampaikan.
  2. Jika sependapat, sambung kalimat sependapat tersebut dengan kalimat untuk memperbaiki permasalahan. Jika tidak sependapat, uraikan poin mana yang tidak sependapat dan apa alasan tidak sependapat.
Tepat Sasaran
Jawablah sesuai masalah yang diuraikan dalam temuan. Temuan mengenai keterlambatan penyelesaian pekerjaan, misalnya, sia-sia jika Anda menjawab dengan alasan curah hujan yang cukup tinggi pada saat pekerjaan berlangsung di bulan November dan Desember, dimana sudah lazim diketahui memang saat-saat tersebut musim penghujan. Sehingga cukup dijawab: Ya, memang terlambat, dan kami akan menagih denda keterlambatan kepada rekanan yang bersangkutan.

Tidak Menunjukkan Ada Permasalahan Lain
Hal ini terkait dengan poin "tepat sasaran" di atas. Misalnya terkait temuan keterlambatan penyelesaian pekerjaaan juga, dijawab dengan alasan: Penyelesaian pekerjaan terlambat terjadi karena proses lelang yang terlambat, sehingga baru diselesaikan pada akhir bulan Oktober. Pekerjaan yang menurut perencanaannya selesai dalam 150 hari harus disesuikan menjadi 50 hari untuk mengejar penyelesaian sebelum batas pembayaran SP2D di tanggal 20 Desember. Temuan yang tadinya hanya menguraikan mengenai keterlambatan penyelesaian, namun dari jawabannya memunculkan indikasi adanya pemaksaan pelaksanaan pekerjaan dalam periode waktu yang tidak mungkin selesai dikerjakan. Pada saat lelang, peserta lelang seharusnya sudah menyadari dan sanggup menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang ditetapkan, sehingga jika terlambat, ya memang harus dikenakan denda keterlambatan.

Sekali lagi Saya tekankan, tidak ada aturan baku bagaimana menjawab temuan yang benar. Terserah pada Anda, karena hak menjawab adalah hak Anda sebagai yang mungkin disalahkan dalam temuan BPK. Tulisan ini hanya sebagai gambaran, perspektif Saya sebagai pemeriksa yang sering membaca tanggapan atas temuan yang, boleh dikatakan, tanggapan yang sia-sia.

logoblog

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Known commenters are the best, anonymous' are also welcome, spammers please go away.